6 dicas de como organizar notas fiscais da sua empresa

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Imagine que você tenha notado uma mudança no fluxo de caixa da empresa e decida descobrir para onde o dinheiro está indo. Com que facilidade faria essa consulta? Se o processo para encontrar documentos se tornar muito burocrático, talvez você precise pensar em como organizar notas fiscais da sua empresa.

Qual é a melhor forma de fazer isso? É justamente o que vamos responder neste post, em que explicamos a importância da organização e quais são os pontos que você não pode deixar de prestar atenção. Vamos lá?

Por que organizar as notas fiscais da empresa?

Diferentemente do que boa parte dos gestores pensa, uma das principais utilidades da NFe é como métrica. Se você já tentou fazer uma campanha de marketing, por exemplo, certamente reparou que entender as preferências do público é muito importante, certo?

Por revelar o que as pessoas compram, as notas costumam dar esse tipo de informação, o que é um dos pontos fortes da organização dos documentos. O processo ainda facilita a consulta dos produtos armazenados, minimizando os problemas de controle de estoque.

Aqui, você também conta com menos chances de desenvolver problemas tributários, já que passa a saber o valor pago de impostos em cada compra. Boas estratégias de gestão fiscal podem surgir dessa análise.

Como manter as notas fiscais organizadas?

Muito tempo pode ser perdido no dia a dia pela falta de organização. Quando o assunto são documentos, a situação não é diferente. Nos próximos tópicos, confira as 6 melhores dicas de como organizar notas fiscais!

1. Crie pastas para as NFes

Se você usa um sistema operacional como o Windows, deve ter percebido que os arquivos são organizados por um modelo de diretórios, distribuídos de forma organizada. Em alguns exploradores de arquivos, é possível ver o endereço da barra superior.

Uma das formas mais simples de organizar as notas é justamente por meio de pastas. O critério de organização varia e pode ser explorado livremente. Um exemplo é a criação de uma pasta com o nome de um cliente e subpastas com as datas de emissão.

A mesma ideia pode ser aplicada caso você queira aproveitar a computação na nuvem, definindo as pastas e compartilhando em um espaço na web. A vantagem é a possibilidade de acessá-las independentemente de onde você estiver.

2. Faça cópias de segurança das suas notas fiscais

Se você já sentiu a frustração de perder um arquivo importante, certamente sabe da diferença que o backup pode fazer. As cópias de segurança são úteis caso os documentos originais sofram um acidente, como uma pane no sistema ou o apagamento acidental de dados.

Entender como organizar notas fiscais não envolve apenas cuidar dos arquivos, mas também ter segurança para caso aconteça uma perda. Por isso, nem sempre o mais recomendado é fazer apenas uma cópia.

No caso de documentos, o ideal é manter os arquivos em mais de dois lugares diferentes. A razão é eliminar a chance de que incidentes como roubos aconteçam. Aqui, você pode pensar em pendrives, HD externo, dispositivos móveis e armazenamento nuvem, por exemplo.

3. Separe as notas com mais de cinco anos

Sabe quando citamos que uma maior organização poderia contribuir para diminuir as chances de problemas tributários? Isso acontece porque as notas são justamente o que comprova o pagamento dos impostos na lei.

Isso significa que elas podem ser requisitadas, razão pela qual devem ser armazenadas por, pelo menos, cinco anos. Após esse período, você pode descartá-las ou reuni-las em outro lugar, separando-as dos arquivos mais recentes.

Ainda assim, outros documentos fiscais contam com prazos distintos. A nota de saída, por exemplo, tem dez anos, e o mesmo tempo vale para registros como IRPJ e LALUR (caso você seja optante do Lucro Real).

4. Veja se as notas são autênticas

Essa é uma dica que vale para compras de fornecedores. Ao compra um produto, você vai reparar que há um documento chamado Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), que resume algumas informações da nota.

Por meio dele, você pode encontrar a chave de acesso — um código de 44 dígitos que fica abaixo do código de barras. O número costuma incluir dados como CNPJ, código UF, número de série, dígito verificador e por aí vai.

Com esse número, você pode acessar o Portal Nacional da Sefaz e fazer a consulta do documento. Se encontrar alguma irregularidade ou não conseguir fazer o acesso, pode estar sendo vítima de uma fraude.

5. Cuide bem das informações

Valores, datas, CNPJ, impostos. São tantas informações necessárias para o preenchimento das notas que é possível até mesmo se confundir, não é? Ainda assim, você vai precisar tomar bastante cuidado para evitar erros. E se você emitir uma nota errada, felizmente há soluções.

Se você notou o erro em até 7 dias, pode fazer o cancelamento. Ainda há a possibilidade de emitir notas complementares, de substituição ou cartas de correção eletrônicas, que são usadas para erros simples. Portanto, não deixe de consultar a Sefaz e consultar os prazos para seu estado.

6. Automatize a emissão de notas

Desde a introdução da NFe em 2006, as empresas vêm trocando as notas em papel pelas digitais. E isso não é por acaso, pois transportar, armazenar e preencher manualmente documentos pode representar uma dor de cabeça e é o tipo de atividade que leva tempo.

A alternativa é automatizar a emissão e gestão de notas. Geralmente, isso é feito por softwares de gestão empresarial desenvolvidos especificamente para tornar esse trabalho ainda mais prático.

Se você ainda não sabe por onde começar, o NotaOn conta com as principais funcionalidades para uma gestão fiscal exemplar: controle de estoque, monitor de caixa, dashboards, emissão de boletos e vários outros recursos.

Saber como organizar notas fiscais da empresa ajuda a entender como anda o estoque, acompanhar compras e vendas e ainda a evitar gastos extras com impostos no final do mês.

Não deixe de ficar de olho em outros indicadores que, assim como as notas fiscais, também são capazes de revelar como anda a saúde financeira da empresa. Isso inclui lucratividade, faturamento, recebimento, endividamento, ticket médio e por aí vai.

Ainda tem dificuldade para entender como organizar notas fiscais e cuidar dos impostos? Então, não deixe de conferir o guia completo que escrevemos para solucionar os principais desafios da gestão fiscal!

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