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Como organizar o financeiro de uma empresa? Confira nossas dicas!

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Saber como organizar o financeiro de uma empresa é fundamental para conquistar o sucesso. Isso porque o setor financeiro é a base para que os demais departamentos possam desempenhar seus papéis com a maior eficiência possível, afinal, sem recursos é impossível investir no desenvolvimento do negócio.

O grande problema é que muitos empresários não sabem exatamente como é a realidade das finanças da empresa, e o pior: sequer procuram saber se as receitas têm sido suficientes para arcar com, pelo menos, os compromissos mensais do empreendimento.

Tudo isso faz com que haja um descontrole sério sobre os recursos utilizados, incentivando o declínio do negócio e fazendo com que ele seja forçado a encerrar suas atividades no mercado.

Percebeu como a gestão financeira de pequenas empresas e até das grandes é um assunto muito delicado e deve ser levado a sério? Mas se você se encaixa nesse perfil, não se preocupe, pois vamos mostrar como gerenciar o financeiro de uma empresa com algumas dicas muito simples e que é possível inseri-las quanto antes em seu negócio. Acompanhe!

Qual a importância do planejamento financeiro empresarial?

O planejamento financeiro empresarial é de fundamental importância quando o assunto é organização. Por isso ele se torna indispensável para fazer com que o orçamento de sua empresa seja suficiente não só para arcar com seus custos mensais, mas também para ter condições de investir em sua expansão. Entenda por que ele é tão importante!

Possibilidade de reduzir os custos

Com o planejamento financeiro, você pode reduzir seus custos. Sabe como isso é possível? Simples: ao montá-lo, você precisará listar todos os valores que envolvem seu negócio. Feito isso, será possível ter uma visão mais ampla desses custos, podendo identificar quais deles são realmente necessários para o bom desenvolvimento da empresa e quais podem ser eliminados ou, pelo menos, reduzidos.

Nesse momento, criar incentivos para que até mesmo os colaboradores cooperem com a diminuição de custos é uma ideia muito interessante. Você pode substituir os copos plásticos por canecas e/ou copos personalizados com a logo da empresa, por exemplo.

Possibilidade de ampliar os rendimentos

Além de reduzir custos, com o planejamento financeiro também é possível ampliar seus rendimentos. Isso porque os valores em caixa podem ser utilizados como uma forma de investimento, fazendo com que a empresa cresça de maneira sustentável.

Dessa forma, você consegue ter mais capital para que o negócio tenha a estrutura necessária para sobreviver mesmo diante da inadimplência ou até que os clientes quitem suas compras parceladas.

Inclusive, essa é uma maneira muito eficiente de conter as perdas causadas pela inflação. No entanto, é válido lembrar que tudo isso só será viável se as contas estiverem em dia, do contrário, você não terá condições de ter dinheiro “sobrando” em caixa.

Liberdade para tomar decisões

Você já ficou em dúvida sobre qual investimento fazer ou qual compromisso priorizar? Esses questionamentos são sinais de que você não tem muito controle sobre as finanças de seu negócio. Com o planejamento financeiro, é possível ter mais liberdade em suas tomadas de decisões, tendo em vista que elas serão baseadas em dados concretos a respeito da real situação financeira de sua empresa.

Além disso, será possível fazer projeções para o futuro, identificando quais os tipos de investimentos são mais adequados para conquistar determinados objetivos. Dessa forma, a empresa tem a oportunidade de se organizar financeiramente para fazer melhores negociações com seus fornecedores e ter acesso a ótimos descontos.

Minimizar as chances de erros

É bem verdade que existem diversos fatores no mercado que podem fazer com que as coisas fujam um pouco de seu controle, afetando diretamente suas finanças empresariais, como é o caso de períodos sazonais.

No entanto, o planejamento financeiro tem como um de seus principais objetivos identificar antecipadamente situações que podem afetar o fluxo de caixa da empresa. Sendo assim, existe a possibilidade de traçar estratégias eficientes para diminuir ou até mesmo eliminar os impactos negativos, minimizando as chances de erros.

Isso é possível porque você não será obrigado a tomar uma decisão em cima da hora, muito pelo contrário, terá o tempo necessário para preparar seu negócio para enfrentar os fatores que afetam seu orçamento.

Como organizar o financeiro de uma empresa?

Agora que você já entendeu a importância do planejamento empresarial, chegou a hora de aprender a como administrar o financeiro de uma empresa com organização. Confira nossas dicas que separamos para você!

Separe as contas pessoais das contas da empresa

Acredite, há ainda quem insista em não separar as contas pessoais das contas da empresa. Você faz parte desses gestores? Se sim, saiba que está cometendo um enorme erro que pode prejudicar por completo seu fluxo de caixa. O primeiro passo é montar um pró-labore para você ― lembre-se de que não deve ser considerado somente quanto quer receber, mas também quanto a empresa pode pagar.

Feito isso, é preciso organizar suas finanças pessoais de acordo com seu salário. Se a empresa tiver um lucro líquido maior do que o esperado, é importante que esse dinheiro permaneça no caixa e sirva como um capital para o negócio e não como um “aumento” no seu salário. Esse aumento até pode ser concedido, mas só com o passar do tempo e de acordo com o crescimento da empresa.

Determine a retirada do pró-labore

Por falar em pró-labore, precisamos conversar sobre sua retirada. Já mencionamos que outros fatores devem ser analisados na hora de definir esse fator, certo? Mas você sabe como o cálculo deve ser feito? Preste bem atenção.

O ideal é que o salário do dono seja o mínimo que ele precisa para sobreviver e pagar suas contas. Nesse momento, é importante destacar que seu pró-labore não é isento de impostos, entendido? Sendo assim, é importante considerar:

  • as atividades que serão desempenhadas;
  • as suas necessidades;
  • a média salarial do mercado.

Após essa análise, estabeleça um período para o recebimento desses valores e documente tudo o que foi feito, de preferência, com o auxílio de um profissional da área jurídica. Também é importante destacar que os mesmos fatores podem ser considerados na hora de definir o pró-labore de seus sócios, se houver.

Realize o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é considerado indispensável quando falamos em organização financeira. Isso porque ele é responsável por registrar todas as entradas e saídas do negócio. Para facilitar esse controle, é preciso separar as receitas das despesas variáveis e fixas. 

Não sabe como identificar quais são esses diferentes tipos de despesas? Não se preocupe, porque estamos aqui para ajudar. Quando falamos em despesas variáveis, nos referimos a:

  • custos com fretes e logísticas de entrega;
  • comissão sobre vendas;
  • manutenções não programadas;
  • multas etc.

Já as despesas fixas referem-se a:

  • aluguel;
  • luz;
  • água;
  • internet etc.

Além disso, é interessante categorizar cada uma delas, inclusive as receitas, para ter um maior controle sobre esses dados.

Controle todas as NFs de entrada e saída

Controlar as notas fiscais de entrada e saída é uma responsabilidade que exige muita disciplina e atenção. Dessa maneira, é fundamental seguir alguns critérios para diminuir as chances de equívocos que podem comprometer a empresa com o Fisco. Para melhorar esse tipo de controle é preciso:

  • estabelecer uma rotina para os processos: reúna-se com sua equipe e determinem juntos como as notas serão guardadas, como os registros serão feitos, qual será a periodicidade das conferências, entre outros fatores importantes;
  • analisar a veracidade das notas emitidas: consulte o site da prefeitura responsável pela emissão para comprovar a legitimidade das NFs emitidas;
  • organizar as NFs: a criação de arquivos eletrônicos para guardar as NFs emitidas e um arquivo físico para armazenar as que foram recebidas é uma maneira eficiente de organizá-las. É importante também categorizá-las de acordo com a data e a natureza dos produtos ou dos serviços.

Realize reservas financeiras

Pensou que a reserva financeira só era necessário quando o assunto é planejamento financeiro pessoal? Pois saiba que ela também é de fundamental importância para as empresas. Os altos e baixos do mercado podem, muitas vezes, pegar o gestor de surpresa e fazer com que ele tome decisões equivocadas a respeito do direcionamento dos recursos do negócio.

A reserva financeira ajudará a equilibrar o orçamento quando algumas situações fugirem de seu controle. Dessa forma, será possível solucionar o problema sem interferir diretamente no fluxo de caixa da empresa, possibilitando que todos os compromissos sejam cumpridos mesmo com contratempos para resolver.

Qual a importância da tecnologia para a gestão financeira?

Agora, você entenderá como a tecnologia pode ser sua principal aliada para organizar a gestão financeira do negócio. Acompanhe os tópicos, a seguir.

Centralização das informações

Você sabe que a gestão financeira exige a execução de vários processos, os quais precisam se manter alinhados para otimizar o controle das finanças. Com o uso da tecnologia é possível não só automatizar as atividades desse setor, mas também interligar todos os setores da empresa em um só lugar.

Além disso, a tecnologia também permite:

Por fim, é importante destacar que um bom sistema de gestão ajuda a integrar as informações pertinentes do seu negócio ao eSocial, facilitando toda sua rotina.

Mais controle das entradas e saídas

Já falamos aqui que o controle das entradas e saídas é muito importante, certo? Pois bem! Com o uso da tecnologia essa prática é melhorada, pois será possível registrar datas de vencimentos, tantos das receitas quanto das despesas.

A partir disso, você pode otimizar a cobrança dos clientes inadimplentes e evitar o pagamento de multas e de juros desnecessários em virtude do esquecimento de alguns compromissos. Além do mais, consegue ter uma visão mais ampla de suas finanças, podendo identificar possíveis gargalos e criar estratégias para eliminá-los.

Diminuição dos ruídos na comunicação

Como todos os dados serão integrados aos demais setores da empresa, os ruídos de comunicação são eliminados. Por exemplo, o departamento de compras terá ciência sobre qual a quantia destinada para novas aquisições, assim como também saberá exatamente quantos produtos estão em falta no estoque.

O time de marketing, por sua vez, poderá identificar quais desses produtos estão estagnados e, assim, criará estratégias eficientes para otimizar as vendas. Percebeu como todos os departamentos saem ganhando com o uso da tecnologia?

Essa é uma maneira muito eficaz de eliminar todas aquelas confusões decorrentes da falta de comunicação, fazendo com que todos os colaboradores trabalhem em harmonia e seguros de que estão se baseado em informações precisas e corretas.

Aumento da produtividade

Os processos financeiros demandam mais foco e concentração devido toda a burocracia envolvida na execução das tarefas. Por essa razão, os colaboradores costumam perder muito tempo para concluí-las e, com isso, o serviço é acumulado, o que prejudica todo o setor.

A tecnologia tem a finalidade de acelerar a execução de tarefas. Com isso, os softwares de gestão oferecem funcionalidades que facilitam o dia a dia do setor financeiro. Dessa forma, processos burocráticos que tomavam horas da equipe, podem ser concluídos com mais rapidez e precisão.

Assim, a produtividade da equipe aumenta, permitindo que os colaboradores tenham mais oportunidades de focar em soluções estratégicas que ajudarão a empresa a melhorar seu desempenho no mercado, destacando-se da concorrência.

Para que um negócio tenha sucesso em seu segmento, as finanças precisam estar em ordem. De nada adianta criar estratégias incríveis de captação de clientes e não ter recursos suficientes para manter seus compromissos básicos, como aluguel, estoque e assim por diante.

Saber como organizar o financeiro de uma empresa é fundamental para conquistar o sucesso. Dessa forma, é possível realizar investimentos que visam aumentar seu poder de mercado, alcançar mais clientes e tornar sua marca conhecida. Além disso, haverá mais chances de negociar com fornecedores melhores e conseguir bons preços pelas mercadorias.

Quer automatizar seu setor financeiro também? Então, entre em contato com a gente agora mesmo e saiba como podemos ajudar sua empresa a otimizar os processos desse setor!

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