Aprenda a ter um bom controle das contas a pagar e receber da empresa

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A gestão financeira da empresa é uma atividade essencial para garantir o sucesso do empreendimento e manter o fluxo de caixa sempre positivo. Nesse sentido, manter o controle de contas a pagar e receber ganha destaque e é uma tarefa que influencia diretamente os resultados do negócio.

Afinal, o gestor que cria um efetivo planejamento financeiro consegue lidar bem com as finanças da empresa e consegue honrar os compromissos que assumiu com fornecedores, bem como assegura que as obrigações que outras companhias assumiram com o negócio serão cumpridas. O problema surge quando os clientes ou parceiros começam a não honrar com os pagamentos que firmaram. E aí que está a ameaça. Afinal, o atraso e a inadimplência podem causar prejuízos financeiros significativos para a sua empresa, comprometendo a continuidade das atividades.

Mas afinal, como manter o fluxo de caixa da empresa em dia? No post de hoje, você vai aprender a controlar adequadamente as contas a pagar e receber do seu negócio. Boa leitura!

Organize as contas

Elabore listas contendo os detalhes das contas a pagar e a receber — valor, forma e prazo, condições de pagamento, possibilidade de parcelamento, etc. Também é importante incluir os valores referentes às despesas e receitas fixas e deixar uma margem para preencher as quantias variáveis.

O ideal é manter um controle diário sobre as movimentações de valores, envolvendo as despesas, as receitas e os rendimentos. Dessa forma, fica mais fácil identificar desperdícios e gastos além do esperado que podem estar comprometendo os lucros.

Facilite o pagamento antecipado

Uma estratégia que costuma trazer bons resultados é oferecer pequenos benefícios aos clientes, de modo a antecipar os recebimentos e estimular o pagamento antecipado. Para isso, você pode dar pequenos descontos a quem faz o pagamento antes da data de vencimento. Outra dica é fornecer bônus para as próximas compras, como descontos e promoções aos clientes fiéis. Sabendo que podem economizar nos produtos e serviços, eles certamente farão negócios recorrentes com a sua marca.

Além disso, você incentiva os consumidores a manterem as contas sempre em dia e propicia mais confiança e credibilidade para a sua empresa. Trata-se de uma tática de fidelização dos clientes, uma vez que a sua marca se destaca perante a concorrência, uma vez que muitas companhias não adotam essa estratégia.

Essa ação é muito benéfica especialmente para as vendas a prazo. Afinal, é uma maneira de garantir o capital de giro, reduzir os riscos de atrasos no pagamento e ter a certeza de que contará com aquele valor antes mesmo do tempo previsto.

Tenha fluxos bem estabelecidos

É importante registrar o fluxo de caixa com frequência, ou seja, os valores referentes às saídas e entradas de dinheiro. O ideal é anotar essa informação imediatamente para não confundir e cometer erros. Afinal, pequenas falhas na contagem podem ocasionar grandes prejuízos.

O controle do fluxo de caixa pode ser feito por planilhas. No entanto, o ideal é investir em um bom software de gestão que consegue otimizar essa tarefa e trazer uma maior segurança para os dados. Esse controle permite que os gestores percebam a evolução e se torna possível planejar o capital de giro com mais certeza.

Realize um planejamento financeiro

O plano financeiro é uma estratégia que serve para nortear os gestores e toda a equipe. É importante deixar claro que as ações a serem colocadas em prática devem estar, o máximo possível, alinhadas com o planejamento. Caso contrário, há riscos de não conseguir o resultado esperado. Esse documento deve conter:

  • os objetivos e metas da empresa;
  • o passo a passo das ações que devem ser executadas para que se alcance os resultados;
  • quando começar a colocar essas ações em prática.

Monitore o índice de liquidez

Você pode inserir métricas para analisar como anda o desempenho financeiro dos negócios. Não é difícil analisar as informações, basta coletar os dados certos. Desse modo, você terá uma noção amplificada e completa sobre os resultados, sendo possível mensurar o índice de liquidez com mais clareza de detalhes.

Nesse sentido, o índice de liquidez corresponde aos ativos de curto prazo (quantia a ser recebida) divididos pelos passivos de curto prazo (valor que deve sair do caixa da empresa) Ele é representado pela seguinte fórmula: liquidez = ativos de curto prazo / passivo de curto prazo.

Caso o valor obtido seja igual ou superior a 1, há uma proporção adequada entre os ativos e passivos. Se o resultado obtido for inferior a 1, isso quer dizer que a liquidez da empresa está baixa, o que pode significar a existência de muitas dívidas ou o recebimento de poucas receitas.

Conte com a ajuda de um software de gestão

A tecnologia é uma ótima aliada na otimização da gestão financeira das empresas. Sendo assim, o investimento em um software é a melhor estratégia para melhorar o controle das contas a pagar e receber. Esse sistema consegue organizar todos os valores e identificar os pontos onde está ocorrendo déficit.

Essa ferramenta automatizada pode emitir notificações indicando que a data de vencimento das contas está se aproximando. Assim, fica mais fácil se programar financeiramente para cumprir todos os compromissos financeiros. Da mesma forma, o sistema analisa valores pendentes que ainda não foram pagos pelos clientes. Sendo assim, o gestor pode tomar as providências cabíveis, como entrar em contato e fazer a cobrança.

Uma das tarefas mais importantes na gestão financeira das empresas é manter o controle sobre as contas a pagar e receber. Esse monitoramento contínuo ajuda a identificar as falhas e problema que podem estar comprometendo os lucros. O software NotaOn é o sistema ideal para isso. Ele conta com funcionalidades específicas destinadas à otimização das finanças das empresas, bem como garante o controle de caixa efetivo. Portanto, não perca mais tempo e invista em uma ferramenta moderna e automatizada para o seu negócio!

Quer ter um maior controle sobre as contas a pagar e receber da sua empresa? Então, entre em contato com a NotaOn e confira as nossas soluções tecnológicas para otimizar a gestão financeira do seu negócio!

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