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Por que prezar pelos documentos digitais na empresa? Descubra

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Migrar para documentos digitais é uma escolha que provoca algumas dúvidas, não é? Afinal, será que abandonar os materiais impressos é viável? Como isso pode beneficiar a sua empresa? 

Você vai aprender um pouco mais sobre o assunto ao longo do post, no qual listamos algumas das razões para prezar por documentos digitais e por que você deveria ficar de olho na automação. Vamos lá?

Por que a automatização é importante?

A automatização costuma ser frequentemente associada a economizar recursos de forma inteligente. O que isso significa? Na prática, alguns processos são revisados e soluções com base na tecnologia são propostas.

Isso também se aplica às pequenas empresas. Ao substituir o trabalho manual dos funcionários, você ganha em vários aspectos diferentes, sendo a produtividade o mais perceptível deles. Assim, sua equipe perde menos tempo em tarefas repetitivas.

A mesma ideia serve para a digitalização de documentos. A economia inteligente de recursos aparece na hora de armazenar os dados, dispensando o uso de espaços físicos e investindo em hardwares ou na nuvem.

Quais são as razões para prezar por documentos digitais?

Você deve ter reparado em como boa parte dos materiais que consumíamos fisicamente passaram a apresentar alternativas digitais, não é? Os livros são um exemplo. Edições de papéis cederam espaço para os e-books e podem ser lidas em dispositivos móveis.

Segurança

Imagine a seguinte situação. Você acabou de pegar um documento impresso muito importante e precisa usá-lo para fazer uma transação. No entanto, acaba virando o copo de café sobre a mesa e molhando o papel. Isso pode se tornar um grande problema, concorda?

Ninguém está prevenido desse tipo de transtorno. Ainda assim, a digitalização de documentos permite a realização do backup, ou seja, uma cópia virtual de segurança. Dessa forma, você se resguarda da perda ou do comprometimento dos papéis originais.

Como isso é feito? Na prática, você pode usar mídias físicas ou a nuvem. No primeiro caso, os dados são salvos em CDs, DVDs ou Pen Drives. No segundo, os arquivos são hospedados na internet e podem ser acessados de qualquer lugar.

Redução de custos

Lembra da economia de recursos que citamos como um dos benefícios da automatização? Então, isso também se aplica aos documentos, e a razão é a redução no custo dos materiais impressos.

Os profissionais de escritório costumam usar muitas folhas por ano, o que pode deixar a conta ainda mais cara. Considerando os gastos envolvidos em compras, cópias, e armazenamento, a falta de digitalização começa a pesar no bolso.

Os custos não terminam aqui. O armazenamento incorreto e problemas no arquivamento também geram prejuízos. Sabe aquele tempo improdutivo gasto na procura por papéis guardados no lugar errado? Então, também contam.

Otimização de espaço

É comum encontrar escritórios lotados de papéis desnecessários devido à dificuldade de organização que materiais impressos trazem. Principalmente, em relação aos arquivos mortos — com documentos usados com menos frequência que podem necessitar de consulta.

Aqui, entram certidões, comprovantes, notas fiscais, formulários, fichas e assim por diante. A maior parte das empresas usa como regra a questão da temporalidade, ou seja, o prazo em que o documento vai precisar ser guardado.

Presumindo que você fizesse a organização corretamente, boa parte do espaço dos escritórios ainda seria ocupado com pilhas de papéis, não é? A ideia da digitalização é justamente otimizar esse espaço.

Centralização da informação

Centralizar informações é colocar todos os dados no mesmo lugar. Parece simples, não é? Ainda assim, isso pode fazer uma grande diferença. Imagine aquele tempo perdido se deslocando para procurar papéis. A ideia é usá-lo de forma útil e produtiva.

Isso significa que as pessoas na empresa passam a falar a mesma língua, definindo uma cultura de trabalho trabalhada no acesso dos profissionais às informações de forma fácil e simples.

A ideia também contribui para a interação entre os vários setores da empresa. Se o profissional de uma área decide entrar em contato com os documentos emitidos em outra, a digitalização torna o processo mais fácil.

Arbitrariedade geográfica

Imagine fazer uma viagem e, por algum motivo, precisar consultar um arquivo que estivesse dentro da empresa. Você provavelmente ficaria na mão, não é? Os documentos digitais são formas de contornar esse tipo de situação.

Isso porque permitem arbitrariedade geográfica, ou seja, você pode acessá-los de qualquer lugar. Basta abrir o computador ou celular e consultar a versão digital do documento. A vida dos profissionais da empresa ainda é facilitada em cenários que priorizem o home office.

Aqui, o único deslocamento que você vai precisar é o mesmo para ir até um dispositivo móvel ou computador. Se a ferramenta de automatização usada é colaborativa, os funcionários também partilham da mesma vantagem.

Como um software pode resolver nesse arquivamento?

Não basta conhecer a necessidade da digitalização, certo? Também é preciso pensar em formas de implementá-la. Os softwares de controle empresarial surgem justamente como alternativas práticas para resolver o problema e ainda contribuir com a gestão.

Qual é a razão disso? A resposta é simples. Ferramentas do tipo trazem recursos como emissão de notas fiscais, elaboração de fluxo de caixa e organização de estoque — organizando, armazenando, hospedando e disponibilizando os documentos digitais da forma que você achar mais adequada.

O NotaOn, por exemplo, permite a gestão rápida e prática do negócio, com várias funcionalidades para a emissão e o envio de notas fiscais. Ainda é possível incrementar o controle financeiro, registrar vendas, monitorar o caixa, gerenciar o estoque e várias outras ferramentas para centralizar as informações e organizar a empresa.

Investir em documentos digitais é dar um passo na direção da modernização da contabilidade empresarial, ajudando a lidar com a burocracia, economizar tempo, reduzir custo e desocupar os escritórios de papéis desnecessários.

Não se esqueça de que o cuidado com os documentos é de extrema importância para evitar problemas com a lei. Um exemplo é falta de notas fiscais, podendo provocar vários problemas e acusações de sonegação.

E você? O que acha de começar a modernizar os documentos da empresa contando com um sistema que realmente dá conta do assunto? Então, não deixe de conferir o nosso site!

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