Guia completo sobre o que é ERP e os benefícios para o seu negócio

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Administrar um negócio exige muito conhecimento e atenção por parte dos gestores e, inclusive, dos colaboradores que o auxiliarão nessa empreitada. Isso porque todos os processos refletem diretamente no desenvolvimento da empresa. Sendo assim, se a gestão for falha, os resultados não serão satisfatórios, e você terá muitos problemas para resolver. Nesse momento, investir em soluções tecnológicas, como um sistema ERP, é fundamental para evitar contratempos.

A tecnologia tem auxiliado as empresas a executarem suas tarefas com mais rapidez e eficácia, otimizando, assim, a produtividade da equipe e, consequentemente, os resultados do negócio. Neste artigo, vamos mostrar a você o que é ERP e como essa ferramenta pode auxiliar na gestão do seu negócio. Continue a leitura e confira!

O que é um sistema ERP?

O sistema ERP (Enterprise Resource Planning) se refere a um software que foi desenvolvido para integrar os setores de uma empresa. O intuito é centralizar todas as informações de um negócio, os quais fazem parte da sua rotina de trabalho. Basicamente, é um sistema de gestão online que visa a organizar e aprimorar os processos em busca do aumento da produtividade e da notoriedade no mercado.

Quais são as funções de um sistema ERP?

Agora que você já sabe o que é ERP, é hora de conhecer as funcionalidades que ele oferece para beneficiar o seu negócio. A seguir, listamos as principais. Acompanhe!

Emissão automática de boletos

A emissão de boletos é um ponto muito importante dentro de uma empresa, uma vez que se refere à parte das receitas da organização. Realizar esse trabalho manualmente demanda muito tempo. Nesse sentido, o ERP auxilia a sua gestão ao realizar a emissão automática desses documentos digitais. Além disso, essa ferramenta também permite uma maior organização e o controle dos boletos, reduzindo, assim, os riscos de fraudes.

Geração de notas fiscais eletrônicas

Contar com emissor de nota fiscal eletrônica é essencial para otimizar a gestão contábil da sua organização. O ERP facilita também o arquivamento desses documentos e, inclusive, a sua localização, tendo em vista que só é preciso utilizar a ferramenta “pesquisar” para encontrá-los sempre que necessário.

Em relação à geração da NF-e, o ERP diminui a complexidade do processo, pelo fato de o próprio sistema ser responsável pela emissão do arquivo .xml, pela coleta da assinatura eletrônica, pelo envio de tal documento à Secretaria da Fazenda e, por fim, pela impressão do DANFe.

Gestão de estoque

O estoque é um departamento que contém informações muito importantes a respeito dos produtos da empresa. Sem um bom controle, as vendas são prejudicadas e, consequentemente, a lucratividade do negócio também.

Nesse sentido, é imprescindível fazer um monitoramento eficiente de todas as mercadorias, inclusive dos fornecedores de confiança, dos prazos para a realização de novas compras. Com esses dados em mãos, você consegue evitar que os produtos faltem e, com isso, impedir que o seu concorrente ganhe vantagem sobre o seu negócio.

Controle de inadimplência

A inadimplência é capaz de forçar um negócio a encerrar suas atividades no mercado por falta de receita. Isso se dá geralmente pela falta de controle sobre os clientes que estão em débito com a empresa. Nesse momento, o ERP aparece como uma solução simples e eficaz para o seu negócio, pois ele emite avisos a respeito das receitas em atraso e, ainda, realiza o envio automático de e-mails de cobrança.

Em quais setores pode ser implementado?

As possibilidades de uso de um ERP são motivadoras, mas você sabe em quais setores da empresa essa tecnologia pode ser implementada? Veja os principais!

PDV para vendas rápidas

O PDV (ponto de venda) é um recurso utilizado para realizar as vendas de maneira rápida. Por meio dele, é possível informar os descontos, emitir nota fiscal ao cliente, entre outros processos comuns do setor.

O ERP ajudará a otimizar a execução dessas atividades, agilizando a escolha da forma de pagamento, a inclusão de produtos vendidos etc. Além disso, também é possível fazer uso de soluções rápidas que visam a melhorar o atendimento, como selecionar qualquer produto pela descrição e, até mesmo, utilizar o leitor de código de barras.

Estoque

O sistema ERP permite que você faça um controle eficiente do seu estoque, mantendo-o sempre atualizado com as informações necessárias. Dessa forma, separar pedidos, identificar os produtos que têm mais giros, os que precisam de reposição e verificar mercadorias estagnadas tornou-se muito mais simples e ágil com o uso dessa tecnologia.

Gestão fiscal

A gestão fiscal de uma empresa é bem burocrática, principalmente quando nos referimos à emissão de nota fiscal. Por isso, ela merece todo cuidado. O sistema ERP ajuda a evitar erros na geração desse documento na hora de enviá-lo à Secretaria da Fazenda (Sefaz). Além disso, ele permite o envio da NF ao cliente e realiza automaticamente os cálculos dos impostos devidos.

Relatórios gerenciais

Acompanhar os indicadores da sua empresa é fundamental para identificar gargalos que podem prejudicá-la. O ERP oferece dados precisos que contribuem para a emissão de relatórios gerenciais que auxiliam na tomada de decisão. Algumas informações que você pode ter em mãos são:

  • giro de estoque;
  • necessidade de compra;
  • controle de estoque;
  • cobertura de estoque;
  • número de vendas;
  • produtos estagnados;
  • produtos com mais procura etc.

Como facilita o dia a dia da empresa?

Aqui, mostramos os benefícios oferecidos pelo ERP para explicar a você como essa tecnologia facilita o dia a dia de uma empresa. Acompanhe!

Otimiza os custos de TI

Como o ERP oferece várias funcionalidades, ele pode unificar os seus custos de TI (Tecnologia da Informação). Dessa forma, além de você conseguir reduzir seus custos com licenças, equipes de suporte, infraestrutura etc., também é possível diminuir as despesas relacionadas aos treinamentos dos seus colaboradores, pois eles precisarão lidar apenas com um sistema. Isso é importante quando há necessidade de contratação de novos funcionários.

Tem maior transparência nos processos

Como o ERP possibilita o acesso aos dados de todos os departamentos da empresa, fica muito mais fácil controlar toda a produção. Por exemplo, você pode monitorar o seu fluxo de caixa diariamente, identificando o total das suas receitas, as vendas que foram efetuadas, o percentual de lucratividade do dia etc.

Além disso, as despesas podem ser rastreadas para verificar se há gastos em excesso ou, até mesmo, transações suspeitas. Assim, como as informações ficam disponíveis em um único lugar, há mais transparência nos processos, possibilitando fluxos de trabalho mais coerentes.

Melhora o atendimento ao cliente

Os seus clientes também são beneficiados com as funcionalidades de um sistema ERP. Logo, o seu negócio passa a ganhar vantagem competitiva por otimizar a experiência do consumidor. O ERP centraliza todas as informações referentes aos seus clientes, com histórico de compras, recorrência de vendas etc. Esses dados são essenciais para que as equipes de vendas e marketing tracem estratégias mais eficazes para melhorar a satisfação do consumidor e fidelizá-lo.

Oferece segurança nos dados

Nem todos os colaboradores podem ter acesso a absolutamente todas as informações do seu negócio. Essa é uma decisão sua, e, por isso, o ERP permite que você limite o acesso a determinadas pessoas, controlando quem pode visualizá-las e editá-las. O sistema de banco de dados do ERP também possibilita a realização de backups centralizados das informações confidenciais de sua empresa, a fim de evitar transtornos futuros.

Facilita a tomada de decisão

A integração de dados do sistema ERP faz com que você tome decisões mais acertadas no dia a dia do seu negócio. Isso é possível porque ele oferece relatórios precisos sobre os dados de cada departamento da sua empresa. Assim, você consegue usar corretamente os indicadores de desempenho para analisar os resultados da sua empresa.

Um reflexo positivo desse benefício é a possibilidade de reduzir os erros da sua gestão, uma vez que você conseguirá fazer uma série de análises com base em dados reais antes de tomar a sua decisão.

Agiliza os processos

O ERP trabalha alinhado com as necessidades da empresa. Para isso, ele oferece ferramentas desenhadas para otimizar as demandas do negócio. Como o sistema integra diferentes departamentos da organização, a execução das tarefas torna-se muito mais ágil, uma vez que facilita a comunicação entre os setores e, consequentemente, a tomada de decisão de cada um deles. Com isso, os colaboradores podem eliminar as atividades burocráticas e focar nas ações estratégicas do negócio.

Quais são as consequências de não ter um sistema ERP?

“Deixar para depois” o uso de um ERP não é algo recomendado quando o assunto é possibilitar o crescimento da empresa. Conheça as principais consequências enfrentadas por quem não faz uso dessa tecnologia!

Aumento dos gastos

O sistema ERP permite que a sua empresa melhore a gestão financeira e possa identificar com rapidez o que tem prejudicado o seu orçamento. Quando o negócio faz uso apenas de planilhas para organizar as suas finanças, fica muito mais difícil para identificar gastos em excesso e outros fatores que impedem a empresa de crescer de maneira sustentável.

Redução da retenção dos clientes

As estratégias voltadas para a retenção e fidelização dos clientes só são eficientes quando você tem informações precisas a respeito do seu consumidor. Quanto mais você sabe sobre ele, maiores serão as chances de melhorar a experiência dele em seu negócio e, consequentemente, fazer com que o clienteele se torne fã da sua marca.

Perda de prazos

Estar atento aos prazos de pagamento é essencial para manter as finanças da sua empresa saudáveis. Do contrário, você terá que arcar com o pagamento de juros e multas desnecessários, os quais não estavam previstos no seu orçamento. Além disso, essas ações também prejudicam a imagem da empresa perante seus parceiros (fornecedores), fato que dificulta novas negociações.

Diminuição da produtividade

A falta de investimento em tecnologia faz com que seus colaboradores, e até mesmo você, sejam menos produtivos no trabalho. Isso porque o trabalho manual é cansativo, o que faz com que ocorram muitas falhas ao longo do processo e, por consequência disso, haja a necessidade de retrabalhos. Isso faz a equipe perder muito tempo para solucionar apenas um problema.

O que considerar na hora de escolher um sistema ERP?

Você está quase pronto para adquirir um sistema ERP para o seu negócio, mas antes de tomar a sua decisão, confira as dicas que listamos a seguir para não errar na escolha.

Analise as funcionalidades

Antes de analisar o sistema ERP que fará parte do seu negócio, relacione todas as funcionalidades que você considera indispensáveis para a otimização dos processos da sua empresa. Dessa forma, a escolha será muito mais facilitada e eficiente. Além disso, a aquisição se tornará um investimento em produtividade e satisfação dos seus clientes.

Conheça as necessidades da sua empresa

Embora melhorias sempre são bem-vindas em uma empresa, é preciso ter ciência do que exatamente precisa ser mudado, a fim de evitar investimentos errados que só prejudicarão o seu fluxo de caixa. Sendo assim, analise os pontos críticos do seu negócio e procure um sistema que solucione esses problemas com eficácia.

Avalie o suporte

Por mais que o ERP atenda a todas as necessidades da sua empresa, é bem provável que, ao longo da jornada, principalmente na fase de adaptação, você precise acionar o suporte para tirar suas dúvidas e solucionar contratempos. Portanto, é de suma importância avaliar o suporte para verificar como é o atendimento prestado e se os problemas realmente são resolvidos com o auxílio dessa equipe técnica.

Procure referências

Ter referências sobre um serviço ou produto é essencial para tomar a decisão mais acertada para o seu negócio. Hoje, ficou mais fácil conseguir essas informações, pois você pode acessar as redes sociais da empresa e verificar sobre a experiência dos clientes que já adquiriram o ERP. Além disso, sites como o Reclame Aqui trazem informações importantes sobre a reputação dessas empresas.

A gestão de pequenas e médias empresas torna-se bem mais acertada quando o gestor faz uso de um sistema ERP. Lembre-se de que o seu negócio está crescendo, e, por isso, você precisa investir em ações que visam à otimização dos processos para não perder espaço no mercado para a sua concorrência.

Quer ter acesso a um sistema ERP em sua empresa? Então conheça as funcionalidades do sistema da NotaOn e saiba como podemos ajudar a melhorar os processos do seu negócio.

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