Fechamento de caixa: confira o passo a passo de como fazer

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A boa administração de uma empresa é resultado de uma série de práticas conscientes. É preciso gerenciar tarefas, otimizar a metodologia de vendas, controlar os recursos. Entre essas práticas, uma indiscutivelmente fundamental é o fechamento de caixa.

Grande parte das empresas encontra na sua jornada dificuldades que seriam perfeitamente evitáveis com um pouco de atenção. Muitos desses “acidentes” acontecem por falhas de gestão financeira, como ausência de balanços. Mas, apesar de demandar algum trabalho, o fechamento de caixa é simples de fazer e pode sozinho gerar grande eficiência em uma empresa.

Neste artigo, preparamos para você um passo a passo de como realizar o fechamento de caixa do seu negócio. Ao fim da leitura, você estará pronto para acompanhar seu fluxo financeiro com muito mais clareza. Confira!

O que é fechamento de caixa e qual sua importância?

Fechamento de caixa é o balanço total das entradas e saídas de valores em determinado período de operação. Esse período pode variar de negócio para negócio, mas é indispensável que haja uma apuração regular dos recursos onde quer que exista movimentação financeira.

Os empresários têm uma série de vantagens adotando essa prática de gestão. Uma delas é que essa atividade é a base para a compreensão de qualquer fluxo de caixa. Afinal, todo fluxo está baseado no fato de que existe um movimento ou transformação dos recursos — exatamente o que o fechamento apresenta. Mas ainda mais importante é que o fechamento de caixa oferece medidas precisas para avaliação de desempenho da empresa. A bem da verdade, qualquer empresa, grande ou pequena, só pode experimentar dois cenários possíveis: saldo positivo ou negativo.

Sangria de caixa e fundo de maneio

Antes de aprendermos o passo a passo, é importante esclarecermos dois conceitos muito relevantes para o fechamento de caixa: sangria e fundo de maneio. Esses conceitos estão relacionados ao caixa de uma empresa e são por vezes confundidos, mas não são a mesma coisa. Ambos estão relacionados às movimentações financeiras de uma empresa e devem estar refletidos no fechamento de caixa.

Sangria de caixa se trata de qualquer retirada não programada dos valores disponíveis. Em caixas com fluxo constante, como no caso de restaurantes ou supermercados, a sangria frequentemente configura um “alívio de caixa”. O objetivo, nesse caso, é transferir grandes quantias para um local seguro.

Fundo de maneio, por outro lado, é a diferença entre os ativos e os passivos correntes da empresa. Em outras palavras, trata-se de um controle orçamentário que mostra a capacidade de a empresa continuar funcionando de maneira equilibrada.

Como fazer o fechamento de caixa?

Cada empreendedor tem seus próprios valores para administrar. Mas, apesar de um food truck ter um plano de negócios diferente de uma loja de roupas e acessórios, a base de apuração dos balanços será sempre a mesma. Confira agora o passo a passo para construir o modelo de fechamento de caixa da sua empresa.

Defina um plano de documentação de fluxo de caixa

A primeira coisa que se deve fazer ao criar um modelo de fechamento é estabelecer um alicerce. Aqui, estamos falando não apenas de determinar uma mídia de controle (caderno, planilhas no Excel, sistema de gestão etc.), mas de compromisso e consistência.

Portanto, separe algumas horas para simular um período de apuração. Isso vai proporcionar insights sobre como dividir a força de atividade da sua empresa para esse fim. Além disso, siga estas dicas para garantir uma gestão impecável:

  • estabeleça datas e horários estratégicos para operar abertura e fechamento do caixa;
  • determine quem fará esse trabalho;
  • opte por estruturas simples e intuitivas. Melhor ainda se forem automatizadas!;
  • jamais misture pessoal com profissional (atenção aos propósitos das sangrias);
  • rastreie as despesas e receitas fixas (ativos e passivos correntes).

Registre a abertura do caixa

Uma vez que você tenha um modelo inteligente de documentação, que permita produzir dados coerentes com seu real fluxo de caixa, é hora de colocá-lo em operação. Para isso, iniciamos um ciclo registrando a abertura do caixa. Aqui vão alguns dados que podem ser registrados nesta etapa:

  • data e hora de abertura do caixa;
  • quem realizou a operação;
  • saldo disponível à hora da abertura.

Faça o lançamento de todas as entradas e saídas

A partir da abertura, é iniciado um período de apuração. Esse passo é crucial, porque é quando os enganos são mais recorrentes. É fundamental que sejam lançados todos os valores, inclusive aqueles que pareçam menos necessários, como no caso de uma retirada de poucas horas. Uma vantagem especial desse rigor é que ele contribui com as práticas fiscais do empreendedor. A necessidade de registrar a transação imediatamente previne a empresa contra os riscos de vender sem nota fiscal, por exemplo.

Aproveite também estas sugestões:

  • evite arredondar valores;
  • use tags para identificar a natureza das transações;
  • invista em um sistema automatizado para diminuir o retrabalho.

Apure todos os valores antes do fechamento

No fim do período, depois que todas as movimentações foram lançadas, é o momento de fazer uma apuração do fluxo. Se tudo foi realizado com disciplina e cuidado, esta etapa não vai tomar tempo nenhum. Porém, quanto menos integrado é o sistema de controle, mais frequentemente se descobre nesta etapa equívocos de cobrança, troco, sangrias, entre outros. Corrija tudo, comparando os lançamentos com as notas fiscais de entrada e saída, os saldos bancários e outros documentos.

Registre o fechamento de caixa

Finalmente, realizado o trabalho cuidadoso de um período, toma-se a diferença das entradas e saídas e estabelece-se um novo saldo sobre o saldo anterior. Assim como na abertura, vale a pena registrar os mesmos dados. Dessa forma, é possível assegurar clareza sobre como e quem executa os procedimentos de caixa.

O fechamento de caixa, como já dissemos, tem um período variável de acordo com o modelo de negócios. De qualquer maneira, é importante que haja alguma regularidade na apuração. Essa prática é suficiente para oferecer uma boa medida à saúde da empresa.

Neste artigo, você conferiu o passo a passo para construir um modelo completo de fechamento de caixa. De tudo o que você aprendeu, lembre-se de que o mais importante é manter a consistência, não importa o período.

Uma maneira inteligente de facilitar toda a tarefa é contar com um sistema integrado que economize trabalho e aumente a eficiência da empresa. A propósito, essa é uma questão com que o NotaOn definitivamente pode ajudar. Quer saber mais? Então entre em contato conosco e descubra nossas vantagens.

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