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Gestão contábil: 7 maiores erros cometidos por microempresas

6 minutos para ler

Empreender é lidar com uma série de obrigações fiscais, não é? Gerenciar fluxo de caixa e lidar com tributos podem ser grandes desafios. Se você está quebrando a cabeça para descobrir como fazer isso, o ideal é conhecer os maiores erros da gestão contábil e saber como evitá-los, certo?

Vamos contar isso ao longo do post, explicando um pouco sobre cada uma das falhas e quais são os detalhes que você precisa ficar de olho para não cometê-las. O que acha de continuar com a gente ao longo da leitura?

1. Comprar ou vender sem gerar notas fiscais

A primeira coisa que você precisa saber sobre a não emissão de notas fiscais é que essa prática configura um crime. Pense da seguinte forma: ao realizar uma transação sem comunicá-la, você esconde informações tributárias da fiscalização. Entende?

Notas fiscais registram dados sobre uma compra ou venda e são úteis para fins além dos tributários — como controle de estoque. No caso do documento emitido para o comprador, o uso é importante na hora de devoluções e trocas, bem com na garantia dos direitos do consumidor.

A não emissão ainda pode caracterizar sua empresa em sonegação. Além de penalizar com uma multa, o crime leva de dois a cinco anos de prisão. A perda de garantias legais também é um ponto que pesa nesses casos.

2. Lançar informações incorretas

O lançamento de informações incorretas representa uma complicação, caso o erro não seja percebido. Isso porque você passa a comunicar dados falsos — o que pode levar a problemas contábeis.

Como mudar isso? A resposta varia de acordo com o caso. Uma das alternativas é o cancelamento, podendo ser realizado em até 24 horas a partir da emissão. Isso serve para informações ausentes ou erros de cálculo.

Outra forma é a Carta de Correção Eletrônica (CC-e), usada para erros simples e contando com um prazo de até 30 dias para a emissão. Essa opção dispensa impressão.

3. Não pagar tributos

A sonegação e a inadimplência fiscal sempre representam uma série de consequências problemáticas, começando pelo pagamento de multas — lidando com taxas de juros que costumam ser altas.

Linhas de crédito também são prejudicadas nesse caso. Se você precisar fazer novos empréstimos, as instituições financeiras dificilmente vão propor boas condições. Ao entrar na lista de inadimplentes, o empresário ainda deixa de participar de seleções e licitações públicas.

Quando a empresa é acusada de sonegação pela Receita Federal, a penalização atinge sócios, diretores e funcionários. O Fisco faz a identificação pelo cruzamento de dados e usa informações bancárias e cartoriais.

4. Não atribuir orçamentos claros

Esse é um erro que também está ligado às despesas pessoais das pessoas. A não criação de orçamentos é um atalho para gastos altos e surpresas desagradáveis para a sua carteira. Sabe quando você sente dificuldade de controlar a saúde financeira na hora de pôr um projeto em prática?

Então, boa parte desse efeito é resultado da falta de orçamento. Como mudar isso? O primeiro passo é descobrir quanto dinheiro sua empresa tem, de fato. Nesse caso, busque todas as fontes de receita — não apenas as ligadas às vendas.

Outro ponto importante é a identificação de custos. Isso inclui os fixos (salários, aluguel, contas de internet, telefone) e variáveis (água, materiais de escritório, transporte, luz elétrica), reunindo as informações no mesmo lugar.

5. Falta de comprovantes

O descarte de comprovantes pode ser feito por imprudência ou imperícia. Ainda assim, atrapalham a gestão contábil da empresa e podem gerar problemas na hora de elaborar documentos fiscais.

Isso porque os comprovantes provam a realização de pagamento, assim como o seu recebimento. Informações tributárias, alíquotas e taxas podem ser relacionadas, exigindo cuidado na hora de armazenar.

Lembre-se de que é preciso evitar o descarte de tudo que é relacionado aos gastos empresariais. O tempo varia de acordo com cada documento e costuma ficar entre um e cinco anos — dívidas e financiamentos devem contar com o prazo da quitação.

6. Não separar finanças pessoais e empresariais

Misturar contas é uma prática comum em pequenas empresas com rápido crescimento. Isso acontece porque as iniciativas costumam migrar de um profissional autônomo para uma empresa estruturada — passando a contar com funcionários e processos mais elaborados.

Qual é o problema da não separação? A resposta está no descontrole. Ao manter tudo na mesma conta, você passa a ter dificuldade para identificar quais gastos têm relação com a empresa, prejudicando o planejamento financeiro.

Lembra dos problemas fiscais que citamos nos outros tópicos? Eles também podem aparecer aqui. A razão é simples: gastos em contas pessoais não são registrados como empresariais, podendo ser confrontados pela Receita Federal.

7. Presunção apressada de lucros

Se você lida com gestão contábil e elaboração de projetos, certamente cria uma expectativa de lucro, certo? O erro acontece quando isso é lançado como entrada de recursos financeiros sem que as coisas se concretizem de fato.

Quer um exemplo? Imagine que você gaste R$ 1.000 em um projeto, esperando receber R$ 2.000 em retorno financeiro. Se você contabilizar a projeção como lucro atual, pode ter uma impressão distorcida da condição financeira do negócio.

Isso prejudica a saúde financeira, se a receita prevista for usada para sustentar novos gastos — usando o dinheiro que você ainda não tem. E se o lucro não for o previsto; ou os custos, maiores? Na prática, a empresa vai gastar mais do que arrecadou e terminar o projeto deficitária. 

A gestão contábil é responsável por evitar vários problemas tributários e fiscais, além de ajudar a contabilizar as transações, fazer registros, emitir documentos corretamente e, ainda, garantir uma boa saúde financeira para a empresa.

Não se esqueça de que o planejamento estratégico também é importante para as finanças e a contabilidade. Afinal, é por meio dele que as metas, o plano de ação e a visão de longo prazo da empresa serão definidos.

E você? Tem amigos que cometem alguns dos erros de gestão contábil listados no texto? Então, não deixe de compartilhar nas redes sociais para que também aprendam sobre o assunto!

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