Guia completo para melhorar a gestão fiscal do seu negócio

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Se você empreende há algum tempo, talvez já tenha se deparado com alguns dos principais desafios da gestão fiscal. Esses podem ser os maiores quebra-cabeças ao gerir um negócio, já que a legislação tributária nem sempre é simples e as consequências da má administração costumam ser duras.

Anda com dificuldades nessa área? Certamente, não é a única pessoa a estar passando por isso. O objetivo do texto é justamente esse — o de explicar de forma didática a importância da gestão fiscal para o desenvolvimento do negócio e dar dicas de como fazer de forma eficiente. Vamos lá?

1. O que é gestão fiscal?

Já parou para observar o que existe na nota fiscal? Em alguns tipos, há a indicação da quantidade de impostos que incidem quando você compra um produto. Isso reflete um ponto importantíssimo ligado às transações — que há carga tributária em quase qualquer compra.

A gestão fiscal é justamente a atividade responsável por lidar com esse tipo de obrigação. Um exemplo de atribuição é o próprio pagamento dos impostos. Pode parecer uma atividade simples, mas as regras variam de acordo com a região, o segmento e o enquadramento fiscal da empresa.

Um termo que você talvez ouça com frequência no universo da contabilidade é “planejamento tributário”. A ideia é debruçar-se sobre o pagamento de impostos para encontrar formas legais de diminuir os custos.

2. Qual é a importância da gestão fiscal?

Você já deve ter ouvido falar sobre como a legislação tributária brasileira é complicada. Há uma infinidade de tributos, e os cálculos nem sempre são simples. E esse nem é o principal problema.

Se você reparar ao longo dos anos, vai perceber que a legislação não é constante. O que isso quer dizer? Simbolizando uma má notícia para os empreendedores, significa que há uma grande intensidade de mudanças.

Lembra-se de quando citamos o enquadramento fiscal? Então, boa parte da cobrança de impostos (e suas alíquotas) é determinada pelo regime, e essa escolha também faz parte das atribuições da gestão fiscal.

3. Quais são os benefícios da gestão fiscal?

O processo de recolhimento de tributos da sua empresa funciona de forma organizada? Se a resposta para essa pergunta for “não”, há uma chance de deixar passar algum imposto despercebido. A gestão serve justamente para corrigir isso e ainda traz outros benefícios, como você vai ver a seguir.

Economia com tributos

Vamos supor que a má gestão faça com que você se esqueça de pagar um tributo simples, como o ICMS. O primeiro problema que você vai enfrentar é o pagamento de multa e juros sobre o valor inicial, tornando o gasto ainda maior.

Também há repercussões complicadas no planejamento financeiro. Quer um exemplo? Basta observar a dificuldade para conseguir linhas de crédito, representadas pelos recursos disponíveis em empréstimos ou financiamentos.

Ainda há a possibilidade de inscrição no Cadin, o Cadastro Informativo de Créditos não Quitados do Setor Público. Isso acontece quando o imposto vence e não é pago, registrando a dívida no CNPJ.

Redução das chances de problemas com o Fisco

O Fisco é a autoridade fazendária que toma conta da legislação tributária e cuida para que as pessoas não driblem suas obrigações tributárias. O termo é usado com mais frequência para se referir ao órgão federal, ainda que existam Fiscos estaduais e municipais.

Uma das utilidades da gestão fiscal é justamente evitar problemas com o Fisco e entregar o pagamento nos prazos certos. Será que isso é importante? A resposta é “sim”, e você já vai entender o porquê. Parece uma tarefa simples, mas a relação dos vencimentos é trabalhosa.

A razão é a existência de prazos diferentes para cada tributo ou documento de arrecadação. DAS, INSS e IRPF, por exemplo, são pagos até o dia 20, enquanto IPI, Cofins e PIS têm o dia 25 como vencimento; CSLL e IRPJ, por sua vez, contam até o último dia do mês.

Maior controle gerencial

Você já ouviu o ditado que diz: o que não é mensurável, também não é melhorável? Então, as métricas e os dados são uma das formas de dar uma resposta numérica às várias dúvidas que cruzam a mente para desenvolver um negócio.

Por que estamos citando esse ponto ao falar de gestão fiscal? A resposta está no maior número de informações acessíveis. Se você reparar, a ideia não se aplica apenas aos cuidados tributários. Com a administração, você passa a lidar com mais dados, reverberando em outras áreas.

Um exemplo está nos registros dos documentos digitais, que softwares emissores de notas fiscais trazem. Em algumas buscas simples, você passa a acessar mais facilmente dados sobre a situação financeira da empresa.

Melhora na tomada de decisão

Você sente, frequentemente, dificuldades para tomar decisões importantes? Deliberar entre duas ou mais alternativas possíveis é um processo subjetivo, e, por isso, nem todos os gestores dão o peso certo.

Boa parte das vezes, existe um processo mental habitual pelo qual a tomada de decisão passa e costuma envolver a definição do problema, a coleta de dados, a análise de opções, a escolha, o planejamento, a execução e o monitoramento.

Sabe a importância das métricas e dos dados de notas fiscais que citamos no tópico anterior? Então, pode melhorar suas decisões sobre investir, orçar despesas, fazer empréstimos, e por aí vai.

4. Como melhorar a gestão fiscal da empresa?

A gestão fiscal está muito relacionada à forma como a tributação da empresa é acompanhada. A seguir, listamos algumas das principais orientações, assim como pontos em que vale prestar atenção.

Registre corretamente

Pare e pense: se você tivesse que listar quais foram as últimas transações do seu negócio, teria alguma dificuldade? Seja por falta de organização ou de uso da tecnologia, ter contato com notas fiscais de entrada e saída pode dar um bom trabalho para muita gente.

Os empreendedores do setor de varejo talvez estejam entre os que mais sentem isso na pele. Trabalhos como fluxo de caixa tornam-se mais lentos, e você pode ter dificuldades até na hora em que o cliente realizar uma devolução.

O levantamento provavelmente faz parte de quase qualquer atividade da empresa, e é muito difícil encontrar informações quando não são registradas — dando uma margem menor para análise e interpretação.

Atente-se às obrigações fiscais

A quantidade de obrigações fiscais já é um debate antigo, e você, naturalmente, vai lidar com várias no desenvolvimento do seu negócio. Como tratar cada compromisso? Você pode começar listando os principais e observando as diferenças de cálculo.

O ICMS, por exemplo, conta com alíquota específica em cada estado, e o IRPJ varia de acordo com o regime tributário. Já o PIS e PASEP são isentos para empresas do Simples Nacional.

Assim como o IRPJ, o COFINS varia de acordo com o regime tributário, e o ISS leva o faturamento em conta. Contar com processos automatizados pode tornar esse trabalho mais fácil, como você vai ver no próximo tópico.

Automatize os processos

Automatização é uma palavra que você vai ouvir algumas vezes no universo da gestão, e não por acaso. O termo também pinta em várias reportagens e trabalha sobre a ideia de preservar a equipe de tarefas repetitivas e delegar para os profissionais apenas as funções mais importantes.

Isso não serve apenas para evitar desgaste. Se você observar a nota fiscal, vai ver que há vários campos de preenchimento obrigatório. O problema é que, em muitos casos, as informações são repetidas, e recursos simples de automatização fazem a diferença.

Nesse caso, as próprias tarefas se tornam mais fáceis. Se você faz uso de um smartphone, certamente já usa esse tipo de tecnologia na sua rotina pessoal — os softwares apenas trazem a ideia para o mundo profissional.

Acompanhe diariamente

Delegar trabalhos e transferir a responsabilidade de fazer uma tarefa tem o seu papel. Geralmente, ajuda a focar no que é mais estratégico, injeta mais motivação e facilita a manutenção de times enxutos.

Ainda assim, você, seguramente, vai precisar reservar algumas horas para acompanhar de perto questões ligadas à gestão fiscal. Sabe a economia com tributos que citamos no começo do post? Vai por água abaixo sem acompanhamento.

Isso porque existem erros complicadores que habitualmente acontecem, como falta de classificação fiscal NCM na nota, lançamento de informações incorretas, não pagamento de tributos e não atribuição de orçamentos claros.

Faça a projeção do fluxo de caixa por períodos

Um dos termos que mais cruzam a mente ao falar de finanças empresariais é o fluxo de caixa. E isso acontece por um motivo importante. Se você procura pistas sobre como andam as operações diárias que envolvem dinheiro, talvez o indicador seja exatamente o que precisa.

A ideia resume entradas e saídas financeiras, sendo uma boa oportunidade de saber se alguma coisa gera retorno ou não. Sabe a tomada de decisão que citamos? O fluxo mostra seu valor nessa etapa.

A projeção periódica costuma levar, pelo menos, três meses. A ideia é melhorar a previsão por meio de análises realistas, evitando inflar os números. Por isso, a sazonalidade do mercado também pesa.

Mantenha-se atualizado

Você sabia que o Brasil cria algo próximo de 18 leis por dia? Tentar entender e acompanhar a legislação, sem se atualizar, é uma tarefa praticamente impossível. Por isso, uma das ideias em que você pode investir é no compliance.

O que isso quer dizer? Na prática, compliance é sobre manter a empresa resolvida com suas obrigações. O termo simboliza o conceito de conformidade e, em alguns casos, é definido por meio de um comitê.

Informar-se não serve apenas para descobrir pontos negativos, como aumento de alíquotas e novos impostos. Em alguns casos, seu segmento pode ser beneficiado com incentivos fiscais.

5. Quais cuidados devem ser tomados?

No início do post, contamos como a gestão fiscal ajuda a evitar problemas com o fisco. Agora, é preciso ver como isso acontece, e os cuidados na apuração são protagonistas aqui.

Já imaginou dirigir um veículo sem CNH? Certamente, geraria um problema. O mesmo vale para a contabilidade e revela o valor da capacitação. Como em qualquer outra profissão, o controle de impostos exige expertise e prática.

O compromisso e a pontualidade também contam, e existe uma razão para isso. Cada tributo tem prazo específico, e sempre é possível surgir imprevistos na elaboração do pagamento, aumentando a importância do cuidado com o tempo.

6. Como a tecnologia pode ajudar?

A tecnologia na gestão fiscal não só melhora a gestão financeira, como poupa tempo e até ajuda nas interações com o público. Confira como a ideia pode ser útil, ao longo dos próximos tópicos.

Registro orçamentário

O orçamento cumpre a função de fazer valer o custo-benefício de uma ideia antes de pôr em prática. Se você vai fazer uma reforma na sua casa, por exemplo, conhecer o valor antecipadamente pode facilitar sua vida.

Como saber se o orçamento foi bem feito? Basta comparar com o balancete — uma demonstração financeira usada para avaliar o estado financeiro do negócio durante algum período. E o papel da tecnologia?

Aqui, há várias possibilidades. Uma delas é por meio dos modelos prontos, deixando espaços pré-preenchidos para simplificar o processo e disponibilizando informações como data, produtos, clientes e valores totais.

Cálculo automáticos

Você é do tipo que quebra a cabeça na hora de fazer contas? Se sim, saiba que não é o único. Lidar com uma infinidade de alíquotas e fazer as contas manualmente podem dar uma boa dose de trabalho.

Se você pudesse calcular automaticamente? As soluções para gestão fiscal são uma mão na roda para esse tipo de problema e ainda trazem recursos extras, como compartilhamento na nuvem, acompanhamento de entregas, e por aí vai.

A complexidade da legislação brasileira apareceu algumas vezes ao longo do texto, e isso mostra como a gestão fiscal é cada vez mais importante. Lidar bem com as obrigações não é só a resolução de um problema, mas o investimento em um diferencial.

Cuidar dos tributos ainda faz com que você administre melhor o dinheiro do negócio, trazendo margem para reinvestimento em áreas como marketing, recursos humanos, vendas, setor comercial e operacional. Conhece pessoas que ainda têm dificuldades para lidar com a gestão fiscal e fazer as pazes com o Fisco?

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