Passo a passo: aprenda a fazer o inventário de estoque corretamente

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A organização dos produtos pode ser uma tarefa complicada, já que nem sempre os gestores se organizam para evitar desperdícios. E isso pode pesar na carteira. Se você quer manter o abastecimento funcionando, o inventário de estoque pode ser uma das soluções.

Pare e pense: qual lugar consultar para descobrir os produtos que estão armazenados no estoque? Caso você não tenha acesso a essa informação facilmente, saiba que este post foi feito para você. Confira e simplifique seus processos!

O que é o inventário de estoque?

Você sabe quais são os produtos armazenados que já passaram da validade ou estão danificados? O inventário de estoque revela, entre outras coisas, essa resposta por meio da listagem e identificação.

A ideia é ter a relação de cada produto armazenado, e esse modelo é exigido por lei. O Conselho Federal de Contabilidade regula o documento e o define como obrigatoriedade. E qual é a frequência ideal?

A resposta depende do regime tributário, ou seja, se a empresa se enquadra no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Cada modelo ainda conta com formas de cobrança e cálculo diferentes, e você vai precisar ficar de olho em cada regra.

Quais são os diferentes tipos?

O inventário de estoque também serve como uma das métricas para definir se a organização do estoque é eficiente e corresponde à realidade. Listamos alguns dos principais tipos, como você vai ver nos próximos tópicos.

Anual

O inventário anual é o modelo mais comum e contabilizado ao final do ano fiscal. Costuma ser o mais trabalhoso, mas ajuda a fazer o balanço patrimonial, um relatório responsável por analisar a situação financeira durante 12 meses.

Pode ser elaborado junto ao DRE (Demonstrativo de Resultado de Exercício), revelando as práticas da empresa e a sua repercussão — seja lucro ou prejuízo. Esses documentos se tornam difíceis de elaborar sem o planejamento financeiro ideal.

Em alguns casos, as empresas param por alguns dias para se dedicar ao inventário, que ajuda a entender como selecionar o estoque para o próximo ano. O planejamento passa por gerir tanto o espaço físico quanto os produtos.

Rotativo

Se o modelo anual é estático, o inventário rotativo trabalha com a ideia de atualização regular. Nesse caso, há a contagem dos itens com uma frequência definida. Aqui, você tende a ter acesso às informações mais rapidamente e não há necessidade de parar todo o estoque para contagem.

Ainda assim, a preocupação em controle passa a ser mais cotidiana, sem ser redirecionada a um período específico, como no inventário anual. A vantagem é a diminuição da perda de produtos por prazo de validade, por exemplo.

Isso porque o tempo em que os produtos podem ser armazenados é um fator importantíssimo e que costuma ter prioridade na hora da venda. Geralmente, o modelo acontece por meio da seleção de porções do estoque e sua contagem contínua.

Periódico

O inventário periódico é mais comum em lojas que mudam o estoque de acordo com períodos específicos durante o ano. Sabe quando uma loja de roupas muda as peças durante uma troca de estação?

Então, a atualização não é rotineira e acontece apenas nessas ocasiões. A contagem de métricas, como o custo de mercadoria vendida, também é feita dessa forma. No inventário, isso é calculado identificando alguns valores simples.

Aqui, entram “estoque inicial”, “compras até o estoque final” e “estoque final”. O custo de mercadoria vendida é identificado pela soma dos dois primeiros indicadores e sua subtração pelo último.

Como fazer o inventário de estoque adequadamente?

A elaboração do inventário é uma atividade prática e que não tem receita de bolo. Ainda assim, listamos algumas dicas e orientações que podem ajudar a dar os primeiros passos. Acompanhe!

Determine o melhor momento

Você já parou para pensar sobre qual é o tempo médio em que as mercadorias são contabilizadas? Refletir sobre o assunto é importante porque isso vai variar de acordo com o tipo de inventário escolhido.

Por que isso é relevante? Na prática, a razão são as dinâmicas diferentes de cada contagem. Um processo contínuo de inventário rotativo funciona de forma distinta das paradas para o modelo anual.

Também vale pensar sobre o momento por motivos práticos. Realizar o inventário quando há muita circulação de mercadorias não costuma ser boa ideia. Os feriados ou finais de semana podem ser os dias ideais.

Organize o espaço físico

Encontrar um título que você procura em uma livraria costuma ser um processo simples. Isso porque os livros, provavelmente, estão organizados em ordem alfabética pelo nome do autor. Desse modo, basta uma passada de olhos no lugar certo para localizar a obra.

Agora, imagine fazer a mesma busca em uma pilha desorganizada de livros no chão. Ficaria bem mais difícil. A mesma lógica aplica-se ao inventário de estoque. A experiência de fazer a contagem em um espaço com itens fora de ordem pode ser trabalhosa e frustrante.

Por isso, organizar as mercadorias antes de começar pode ser uma boa. Assim, você facilita as próximas etapas, podendo arranjar as prateleiras, o guarda-volumes e os paletes para facilitar a localização de cada item.

Teste o processo

Você pode testar o processo cruzando informações com dados que você já têm e verificando se estão corretas. O passo seguinte é a auditoria, para ver se algum dado ficou de fora. E se encontrar divergências? Aqui, há a possibilidade de refazer a contagem para confirmar qual das tentativas é a correta.

Um ponto que pode ser fonte de incongruência é a confusão entre itens similares. Isso acontece porque algumas empresas trabalham com vários produtos da mesma categoria. Criar marcações especiais pode contornar o problema.

A desorganização é praticamente um problema universal, e isso também repercute nas empresas. Entender como fazer o inventário de estoque não só ajuda na localização dos itens, como evita problemas de gestão contábil. Tenha em mente, ainda, que existem outros aspectos importantes para manter a gestão das contas da empresa em dia. Um exemplo é a emissão de notas fiscais, garantindo que todos os tributos estão sendo corretamente lançados.

Que tal você acessar, agora, algumas dicas práticas sobre organização de estoque? Então, confira o post em que contamos os pontos que você não pode deixar de conhecer sobre o assunto!

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