Nota fiscal de entrada: saiba como emitir e integrá-la ao caixa

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Se você trabalha com gestão há algum tempo, já deve ter reparado na importância de gerenciar os documentos na empresa, não é? Seja para fazer as pazes com o Fisco ou monitorar indicadores como estoque, a atividade é essencial. A nota fiscal de entrada é um dos arquivos mais importantes e neste post você vai entender o porquê.

Talvez você também já tenha ouvido falar da nota fiscal de saída. Essa é emitida para os produtos que saem da empresa, regularizando a venda e registrando informações como incidência de impostos. As duas notas se complementam e são importantíssimas.

Vamos contar qual é a diferença em relação à nota fiscal de saída, em quais casos pode ser emitida, como isso é feito, além de vários outros pontos relevantes sobre o assunto. É só continuar a leitura com a gente!

Quais são as diferenças entre nota fiscal de entrada e saída?

A nota fiscal de entrada tem relação com as coisas que entram na empresa, geralmente das mãos dos fornecedores. O que isso significa? Pense da seguinte forma — toda empresa precisa de matérias-primas e insumos, certo?

Se você reparar, a maior parte dos produtos que você consome são transformados a partir de um material-base. Se você consome um lápis, por exemplo, o material-base usado foi a madeira. Processos parecidos acontecem na maior parte das empresas.

O documento surge justamente para regular a transação entre quem fornece e quem transforma a matéria-prima no produto final. A nota fiscal de saída, nesse caso, é emitida na hora da venda — com o produto indo para as mãos do consumidor final.

Por que é essencial saber como fazer a emissão de ambas?

Uma boa forma de entender a importância da emissão de notas é se perguntar o que acontece caso ela não aconteça. O risco que cruza a mente da maior parte das pessoas é a acusação de sonegação. Isso acontece quando o rendimento da empresa é oculto dos órgãos regulamentadores.

Em boa parte dos casos, a sonegação é identificada em processos de auditoria da Receita Federal, o órgão do Ministério da Fazenda responsável pela fiscalização dos impostos — declarados por meio dos documentos fiscais.

Os profissionais fazem os procedimentos de inspeção e examinam a contabilidade das empresas, buscando justamente esse tipo de irregularidade. Todas as transações devem ser registradas, independentemente de serem de entrada ou de saída, e é aqui que a emissão das notas revela sua importância.

Em quais casos a nota fiscal de entrada pode ser emitida?

As notas fiscais de entrada trazem um registro importantíssimo para a logística e o estoque da empresa. Se você tem dúvidas sobre a presença de algum item, os documentos ajudam a responder essa pergunta. Confira os casos em que a legislação autoriza a emissão:

Devolução

Não é preciso emitir nota apenas durante a venda. Sabe quando um cliente não gosta de um produto e decide devolvê-lo? Então, esse processo também envolve o uso do documento, registrando o item que entrou novamente na empresa.

Importação

Aqui, a nota é usada para registrar os produtos que tem origem em outro país, já que o documento emitido no país original é estrangeiro e não tem necessariamente validade na lei por aqui.

Transporte

Outro uso comum é o de transporte. Sabe quando você compra um produto de uma outra empresa? A nota é exigida quando o comprador se compromete a retirar a compra e levá-la.

Leilões

Esse é outro uso em situações de compra um pouco mais específicas. Nesse caso, o produto vem em leilão ou venda pública por arremate, na qual o comprador é quem ofereceu o maior lance.

Como a emissão é feita?

A nota fiscal é importante para empresas que estão sujeitas ao ICMS, o imposto estadual que se aplica ao comércio no país e aos produtos importados. Existem alguns pontos importantes para prestar atenção, como você vai ver:

Importação do arquivo XML

O primeiro caso acontece quando a empresa que vendeu o produto fornece a nota. Aqui, há a importação do arquivo XML, a extensão padrão para as notas que se baseia em exibição de texto e inserção de tags.

Emissão da nota

Nesse caso, você mesmo emite a nota, registrando a entrada dos produtos na empresa. Aqui, o processo é similar ao da importação e o arquivo precisa ser armazenado eletronicamente por um período de pelo menos cinco anos.

Preenchimento de informações

Existem alguns campos aos quais é preciso prestar atenção na hora da emissão. Repare no campo da alíquota para os casos da não contribuição do fornecedor ao ICMS. Ainda é possível fazer o download por meio do portal nacional da NFe com a chave de acesso.

Como a automatização pode ajudar?

Você provavelmente se depara com a automatização todos os dias ao longo da sua rotina. Isso vai desde aplicativos de transporte até agendamento eletrônico de consultas ao médico. A mesma ideia se aplica à emissão da nota fiscal de entrada e existem algumas razões importantes por trás disso.

Lembra quando citamos a importância da emissão de NFe? Existem aplicações que contam com funcionalidades específica para isso. O NotaOn, por exemplo, é completo e customizável — aqui, você gasta apenas com o que realmente é relevante para a empresa.

Você ainda pode fazer o controle das finanças, enviar automaticamente as notas, cuidar do caixa, registrar as vendas e ter acesso a métricas, por painéis interativos ou por relatórios.

Seja uma compra de um fornecedor, uma devolução ou um retorno de industrialização, a nota fiscal de entrada é tão importante quanto a de saída e pode ser exigida na hora de lidar com as responsabilidades fiscais e seguir as regulamentações.

Cuidar da contabilidade e da emissão de documentos pode trazer benefícios que repercutem em outras áreas da empresa. Se você pensa em fazer um planejamento financeiro, por exemplo, manter o registro do que entra e sai é bem útil.

E você? O que acha de conhecer mais sobre o NotaOn e saber como pode ajudar sua empresa? Então, não deixe de conhecer nosso site!

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