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Guia para escolher o melhor sistema de gestão online para empresas

12 minutos para ler

Problemas nas finanças da empresa sempre representam grandes dores de cabeça, não é? Não por acaso — sem dinheiro, torna-se impossível reinvestir, pagar as contas e ainda fazer a marca crescer. É para resolver esse tipo de problema que o sistema de gestão online existe.

Você vai ver um pouco mais sobre o assunto nos próximos tópicos deste post, descobrindo quais são as principais funções, quais os fatores que devem ser verificados na hora de contratar esse tipo de software e alguns outros pontos úteis.

Ficou interessado no tema? Então, continue no nosso blog e acompanhe a leitura!

Entenda o que é um sistema de gestão online

Você já pensou em quais são os clientes mais lucrativos da sua empresa? Tem dificuldade para emitir boletos e notas fiscais? Acha complicado encontrar informações básicas sobre o fluxo de caixa? Os sistemas de gestão online simplificam esses tipos de processos. Gerir as finanças ainda é um desafio de boa parte dos empreendedores. Isso vai desde a precificação até o registro de transações.

Sabe quando você é pego desprevenido com um gasto extra e acaba alterando o orçamento da companhia? Então, é isso que queremos evitar. O sistema de gestão financeira é simples e serve para organizar as finanças e automatizar pequenas tarefas. Aqui, as informações ficam centralizadas no mesmo lugar, tornando o acesso ainda mais fácil.

Veja quais são as principais funções desse tipo de sistema

Padronizar processos, incrementar a produtividade, centralizar os dados e trazer informações exatas estão entre as principais atribuições de um sistema de gestão. Afinal, como o software consegue chegar nesse resultado? A resposta está nas funções, conforme será visto a seguir.

Emissão de boletos

O boleto bancário é amplamente usado por funcionar de forma simples, com boa parte das lojas oferecendo desconto para os clientes que optam pelo meio. As taxas tendem a ser menores, assim como o tempo para liberar o dinheiro.

Outro ponto que conta é o fato de que alguns brasileiros não têm conta bancária, usando o boleto como principal alternativa. Geralmente, contam com um prazo de pagamento, estipulado por uma data de vencimento. Uma das principais vantagens dos sistemas é justamente a emissão de boletos online, de maneira simplificada e rápida. Aqui, o único conhecimento que você vai precisar ter é sobre as funcionalidades do próprio software. 

Automatização do fluxo de caixa

O fluxo de caixa tem relação com as entradas e saídas de dinheiro do seu negócio e é importantíssimo dentro do planejamento financeiro e da precificação. Se você já sentiu dificuldade em saber quais despesas são mais significativas ou quantas vendas vai precisar para cobri-las, esse tipo de acompanhamento pode ser útil.

A ideia aqui é projetar as condições futuras da empresa, levando em conta um período específico. O fluxo operacional, por exemplo, costuma ser feito diariamente, analisando entradas e saídas. O modelo projetado, por sua vez, põe na ponta do lápis as ideias futuras do negócio, baseando-se em números atuais. Pode parecer complicado, mas o software de gestão financeira simplifica e faz essa conta de forma automática.

Controle de estoque

A dúvida sobre o que foi vendido ou comprado é sintomática de problemas na hora de organizar o estoque da empresa. Não por acaso — a má distribuição cria barreiras na hora de buscar produtos ou comercializá-los com poucas unidades, por exemplo.

O desperdício de produtos é outro ponto que também entra. O que isso significa? Se você lida com produtos perecíveis, a falta de organização impede o “giro” do estoque e gera prejuízos financeiros. Algumas possibilidades de solução desse problema são promovidas pelos sistemas de gestão online. Você pode importar as notas fiscais no software e fazer as relações para encontrar volume, quantidade, custos, unidades e assim por diante.

Registro de transações

Lembra de quando citamos a importância de automatizar o fluxo de caixa? Uma das razões é a segurança financeira que o registro de transações proporciona. Isso porque o descontrole é um dos atalhos para gestões imprudentes, gastos exorbitantes e endividamentos.

A economia é uma das consequências dessa prática. Se as despesas estão acima do esperado, talvez a falta de registros seja um dos fatores principais. Afinal, se você não sabe para onde o dinheiro está indo, como vai controlá-lo? Essa ideia vai desde poupar gastos rotineiros até a renegociação com os fornecedores. Um dos pontos fortes do sistema de gestão é a capacidade de listar as transações, organizando as informações de maneira acessível.

Emissão de nota fiscal

Essa função é ideal para aqueles que têm problemas com a contabilidade. A não emissão das notas pode acarretar até em acusações de sonegação. Contudo, o software torna esse processo muito mais simples. A nota fiscal serve para oficializar uma transação, como compra e venda. Além disso, garante os direitos do consumidor e pode ser usada em devoluções ou trocas.

As notas têm um papel importantíssimo. Estes são os documentos que comprovam as operações e são úteis em processos judiciais, discriminando todas as informações importantes, que vão desde dados empresariais até a alíquota.

Controle de cheques

Os cheques são ordens de pagamento de forma direta, descontando o dinheiro da conta de quem emitiu. É uma modalidade de pagamento comum para quando não é possível ou preferível carregar fisicamente o dinheiro. Não há apenas um tipo de cheque. Se esse é um meio de pagamento comum na sua empresa, você deve ter visto termos como “cheque cruzado”, “cheque pré-datado” e até “cheque especial”.

A automatização do controle é de grande importância para as situações em que existem problemas referentes ao pagamento. Isso pode acontecer em casos de cheque sem fundo, sustado, revogado, com irregularidades e até com fraudes.

Abertura e fechamento de caixa

A abertura de caixa é a primeira atividade da companhia, quando o operador ainda não conta com valores referentes às vendas. Já o fechamento, acontece pelo cálculo do total de entradas e saídas. O objetivo é conferir os valores e é mais comum em atividades ligadas ao varejo. Com o sistema de gestão, você constata erros e previne possíveis prejuízos, sempre observando se o saldo de entradas e saídas é coerente.

Os softwares oferecem várias facilidades, uma vez que os cálculos, as conferências e as movimentações são feitas automaticamente. Em alguns programas, ainda existe a possibilidade da elaboração de relatórios e listagem de informações.

Saiba o que verificar antes de contratar um sistema de gestão financeira online

As ferramentas de gestão não são todas iguais e existem várias opções disponíveis no mercado. Embora a escolha tenha relação com as necessidades do seu negócio, você pode se atentar a alguns pontos importantes. Confira, nas subseções a seguir.

Personalização dos planos

Cada gestão financeira conta com dificuldades específicas e diferentes. Algumas empresas gastam muito tempo com problemas contábeis, enquanto outras sofrem com a falta de dados e registros. A personalização é uma das garantias sobre as melhores funções disponíveis.

Se você conta com processos específicos ligados ao segmento de atuação, talvez programas mais amplos não sejam o ideal. Consulte a disponibilidade dos planos e, se possível, entre em contato com a empresa. Esse é um dos “termômetros” para saber o que a marca que disponibiliza o software pode oferecer aos seus clientes.

Compreensão do modelo de negócio

Se o modelo de negócio muda, é esperado que a forma de gerir também sofra mudanças. O ideal é que o software seja adequado ao jeito que sua empresa cria e entrega valor. Vendas em franquia funcionam de maneira diferente de marketplaces, por exemplo.

Dentro de um plano de negócios, são levados em conta pontos como parceiros, atividades, custos, receitas, segmentos, recursos, canais e ofertas de valor. Nem tudo vai ser coberto pelo software — ainda assim, vários desses fatores podem ser considerados.

Se você ainda não criou o modelo, comece respondendo algumas perguntas básicas. Qual é a proposta de valor do seu negócio? Quais são os potenciais segmentos alvos? Planos como o Canvas podem ser úteis na hora de responder a essas perguntas.

Disponibilidade online

Os softwares online permitem arbitrariedade geográfica. O que isso quer dizer? Pense da seguinte forma — quando você acessa um serviço pela web, pode fazer independentemente do lugar onde está. O mesmo se aplica ao sistema de gestão online. Ao depender de um hardware físico, como um HD, as informações correm os mesmos riscos que o dispositivo.

Isso significa que, se o hardware for comprometido, você também perde os dados contidos nele. Riscos assim não existem em computação na nuvem. Em um sistema online, as informações estão disponíveis pela web e podem ser acessadas por vários dispositivos diferentes. Outro ponto útil é a liberação de espaço, reduzindo a necessidade de manter arquivos salvos nos computadores da companhia.

Atualizações

Esse é um ponto muito importante. Atualizações periódicas corrigem bugs, incompatibilidades e até problemas de segurança. Manter o software em processo de desenvolvimento constante mostra preocupação em entregar o melhor produto possível.

Isso não serve apenas para correções. Se os clientes sugerem novas funcionalidades, sua inclusão pode se dar por meio de atualizações. A pesquisa e o contato com ex-usuários é uma das formas de descobrir isso. Você também pode ficar de olho no suporte fornecido pela empresa. Problemas técnicos sempre são possíveis e é pouco recomendável depender de softwares de marcas que não prestam a assistência necessária.

Conheça o NotaOn e suas funcionalidades

O NotaOn é um sistema que disponibiliza tudo que é necessário para solucionar a gestão financeira de uma vez por todas. Várias necessidades diferentes podem ser sanadas com o software, como você vai ver.

Financeiro

Se você já parou para organizar o financeiro da empresa, certamente sabe como a automatização pode ser útil. Isso porque o planejamento e os cuidados ampliam os rendimentos e ainda ajudam a tomar boas decisões financeiras.

Sabe quando você tem dificuldades de decidir qual investimento deve ser priorizado? Então, ao contar com os dados fornecidos no NotaOn, se torna mais fácil fazer esse tipo de escolha. O software ainda ajuda a melhorar a elaboração de folhas de pagamento, a tributação de produtos e a entrega de comprovantes. Uma das consequências é a antecipação, prevendo situações que podem prejudicar o fluxo de caixa do negócio.

Notas

O NotaOn também resolve o problema da emissão de notas fiscais. Ao automatizar esse processo, você diminui custos ligados ao uso de impressoras, papéis e espaço físico. Os armários e as prateleiras também estão dispensados, já que as notas são armazenadas virtualmente. Com informações centralizadas, o acesso à cada transação ocorre de forma ainda mais rápida.

Existe a possibilidade de a versão virtual da nota ser enviada por email. Isso evita custos em cartórios, já que as notas tradicionais poderiam não chegar e uma cópia autenticada seria solicitada. Com o software online de gestão, o documento pode ser enviado várias vezes sem gerar custos adicionais.

Caixa

Nos tópicos anteriores, citamos os processos de abertura e fechamento de caixa. Você sabia que é possível automatizá-los? A grande vantagem é a economia de tempo. Ao lançar as informações, o setor de controle financeiro é atualizado automaticamente, evitando todo o retrabalho manual e o desgaste da equipe.

A tendência é a diminuição de falhas. Errar contas é comum quando são feitas manualmente e isso piora em momentos de pressa ou estresse. Aqui, o poder de processamento da máquina se sobressai e pequenos erros se tornam mais raros.

O NotaOn ainda reorganiza essas informações em gráficos. Caso você seja do tipo que tem uma maior facilidade de lidar com imagens do que com números, o recurso pode disponibilizar uma outra visão do negócio e permitir novos insights.

Um sistema de gestão online é excelente para solucionar problemas financeiros e contábeis, além de promover organização e deixar todas as informações importantes em um mesmo lugar. Se você ainda não começou a melhorar sua gestão financeira, comece com plataformas como o NotaOn, promovendo usabilidade e velocidade para facilitar a vida da sua equipe.

O que acha de mudar a saúde financeira do seu negócio em parceria com uma empresa que valoriza a modernidade e a inovação? Então, não deixe de entrar em contato com a gente!

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